Eric Verberkmoes
Stel je voor dat gemeenten vóór de aanbesteding eerst een grondig ontwerpproces doorlopen samen met een ervaren ontwerpbureau. Dat leidt tot betere producten met lagere implementatierisico's. Spark is succesvol gebleken in de samenwerking met gemeenten, waarbij waardevolle innovaties centraal staan ter voorbereiding op aanbestedingen.
In de wereld van aanbestedingen staat innovatie vaak op gespannen voet met de verplichte procedure. Gemeenten die een nieuw product willen implementeren, kunnen kiezen uit producenten die op basis van droge specificaties zo scherp mogelijk moeten aanbieden. Echte verbeteringen krijgen zo geen prioriteit en dit kan tot problemen leiden in de praktijk. Maar wat als er een manier is om dit patroon te doorbreken, om échte verbeteringen te stimuleren en risico's te verminderen?
In dit artikel geven we je 4 succesfactoren mee om de uitdagingen van aanbestedingen te veranderen in kansen voor werkelijke vernieuwing. Leer waarom een gedegen ontwerp vóór de aanbesteding cruciaal is, en hoe dit proces de functionele eisen scherper maakt, met als resultaat betere producten.
Maar eerst wat achtergrond over aanbesteden. Het proces van aanbesteding vereist een zogenaamd 'gelijk speelveld'. Afstemming over de opdracht in de aanbiedingsfase kan alleen openbaar en volgens strenge regels, maar dit blijkt vaak een uitdaging. Idealiter zou een leverancier in dialoog gaan met de opdrachtgever om te sparren over de beste invulling van de opdracht. Juist dit ligt bij een aanbesteding bijzonder gevoelig. Gevolg? Eigen interpretatie van de eisen en veel verschil tussen de aanbiedingen. Dat brengt ons bij de eerste succesfactor.
Leveranciers moeten op basis van functionele eisen een aanbieding maken. Zonder een concreet ontwerp hebben leveranciers per definitie een verschillend beeld van het uiteindelijke product bij het maken van de aanbieding. Voor gemeenten wordt het beoordelen van deze aanbiedingen hierdoor een complexe opgave.
Als na de gunning door de leverancier het product wordt ontwikkeld, spelen de kosten een onevenredig grote rol. De leverancier wordt vooral uitgedaagd om zo goedkoop mogelijk aan de gestelde functionele eisen te voldoen. Maar deze eisen omschrijven het product niet volledig.
De oplossing is helder: dooraan te besteden op basis van een uitgewerkt ontwerp worden niet alleen de aanbiedingen meer vergelijkbaar, maar worden de functionele eisen ook aanzienlijk beter doordacht.
Om succesvol de levering van een nieuw product aan te besteden, wil je dus al een ontwerp hebben. Als de ambitie is om een wezenlijke innovatie te realiseren, is een onafhankelijk ontwerpbureau bij uitstek geschikt om een gemeente te ondersteunen in een co-development traject. Het ontwerpbureau heeft geen belang in de uiteindelijke aanbesteding en kan dus met volle focus op de belangen van gemeente en burger het best passende product ontwikkelen. Een belangrijke competentie hierbij is het vroegtijdig kunnen inschatten van de gevolgen van eisen en keuzes op het uiteindelijke ontwerp. Wordt het lastig te realiseren en kwetsbaar, of juist betaalbaar en robuust?
Casus: GFE-cocon voor Rotterdam
In samenwerking met de gemeente Rotterdam heeft Spark een omkasting voor de gfe-afvalcontainer ontworpen. Met deze container kunnen mensen die ingestapelde bouw wonen en niet over een eigen container beschikken, hungroente-, fruit- en voedselafval kwijt voor recycling. Naast het productontwerp hebben we ook prototypes, product validaties en documentatie voor de aanbesteding verzorgd. Onze ondersteuning strekte zich uit tot het aanbestedingsproces, waar we zowel de gemeente als producent hebben ondersteund om een productieklaar ontwerp te realiseren dat voldoet aan de ontwerp intentie.
Om te komen tot een goeddoordacht en maakbaar ontwerp helpt het om oplossingen zo snel mogelijk tevalideren met testmodellen en prototypes. Van snelle ‘karton-en-plakband’modellen voor de eerste kritische inzichten, tot aan een volledig werkendprototype als solide basis voor de aanbesteding. Voordat het ontwerp wordtaanbesteed wil je zeker weten dat dit voldoet aan alle gestelde eisen, niet pasdaarna.
- Vincent Karremans, wethouder gemeente Rotterdam
Vanuit diverse stakeholders binnen een gemeente komen soms tegenstrijdige eisen. Een belangrijke rol van de ontwerper is om binnen een complex geheel van eisen, wensen en ambities te komen tot de essentie van het nieuw te ontwikkelen product: wat proberen we nu écht te bereiken en wat doet er minder toe? Samen met de verschillende disciplines vanuit de gemeenten creëren we hier grip op en maken keuzes. Het resultaat is een scherpere focus bij ontwikkeling, een realistischer ontwikkelkader én een breed draagvlak van het nieuwe product binnen een gemeente.
Het nieuwe ontwerp heeft pas waarde als het ook gemaakt kan worden. Een open deur lijkt het, maar deze universele waarheid is bij aanbestedings situaties toch nog net wat kritischer. Open overleg tussen opdrachtgever en aanbieders ligt gevoelig en een openbare aanbesteding heeft vooral meerwaarde bij voldoende inschrijvingen. Een ontwerp moet dus duidelijk haalbaar zijn en gebruik maken van gangbare materialen en technieken om het voor zoveel mogelijk aanbieders mogelijk te maken om een goede aanbieding te doen.
Hoe zorgen wij voor een goed maakbaar en realistisch ontwerp? Het begint met een gezonde dosis realiteitszin en de praktische ervaring van honderden succesvol gerealiseerde productontwerpen. Als je weet hoe de maakindustrie werkt, kun je er ook voor ontwerpen. Uiteindelijk realiseren we een prototype in de juiste materialenom de maakbaarheid te valideren.
Het starre karakter van aanbestedingen maakt het helder en precies documenteren van het ontwerp essentieel voor zowel een gemeente als leverancier. Een gemeente wil graag zoveel mogelijk grip op het eindresultaat en een leverancier biedt graag aan op een zo concreet mogelijk product om risico’s te verlagen. Het ontwerp volledig uitgewerkt aanbesteden lijkt dan toch de beste oplossing? Toch niet helemaal. Het is belangrijk om op produceerbaarheid ruimte te houden voor eigen inbreng. Een ervaren producent kent zijn eigen productiemogelijkheden het beste en kandaar binnen de kaders naartoe werken. Als die ruimte er niet is, wordt het product te duur of haakt de producent af.
De uitdaging is dus om alles wat kritisch is aan het ontwerp zo concreet mogelijk vast te leggen en daarbij zoveel mogelijk speelruimte open te houden voor de producent om het beoogde ontwerp zo goed mogelijk te implementeren. Zo werkt iedereen in zijn kracht: de gemeente bepaalt de kaders, de ontwerper vindt hierbinnen de optimale oplossingen de producent zorgt voor een efficiënte implementatie tot eindproduct.
Voor een gemeente die zich inzet voor vooruitstrevende innovaties, is het tijd om deze aanpak te omarmen. De weg naar succesvolle aanbestedingen begint met een gedegen ontwerpproces. Schakel vandaag nog met een ervaren ontwerpbureau, werk samen aan waardevolle oplossingen, en transformeer ambities in tastbare resultaten voor de gehele gemeenschap. Neem gerust contact op met Eric Verberkmoes om jullie ideeën te bespreken.
.svg.png)
